Každý z nás už je někdy v životě četl a každý z nás musel někdy nějakou vytvořit. O čem je řeč? O automatických odpovědích na e-maily. Víme dobře, že je lze napsat jednoduše, ale trochu bez nápadu – jenomže takových odpovědí už každý viděl stovky. Proč tedy nebýt trochu originální a alespoň trochu zpříjemnit den těm, kteří vám píší? I taková maličkost, jakou je originální OOO (out of office) mail vás odliší od konkurence, učiní vás zapamatovatelnými a dokáže vykouzlit úsměv na tváři recipienta.
Co by v OOO e-mailu nemělo chybět?
I když máte ten nejskvělejší nápad na supervtipné znění automatické odpovědi, rozhodně byste neměli zapomenout sdělit ve své zprávě zásadně důležité informace. Jsou to:
- Do kdy budete mimo kancelář.
- Na koho se případně mohou odesilatelé obrátit (tedy kdo vás zastupuje – jméno a e-mail).
- Má-li vaše společnost zahraniční klientelu, nastavte si automatickou odpověď také v cizím jazyce.
Zbytek znění celého e-mailu už je jen na vás a vaší kreativitě. Případně na stylu komunikace vaší firmy. Níže jsme pro vás připravili několik inspirativních nápadů na znění automatické odpovědi – od těch vyloženě formálních až po rozpustile kreativní.
1) formální odpověď
Dobrý den,
Děkuji za váš e-mail. Bohužel jsem v tuto chvíli mimo kancelář, a to do (datum). Vašemu e-mailu se budu věnovat co nejdříve po svém návratu. V urgentních případech prosím kontaktujte mojí kolegyni (jméno + e-mail). Děkuji za pochopení.
S přátelským pozdravem
(vaše jméno)
2) profesionální, ale přátelsky laděná odpověď
Zdravím,
Díky za zprávu, kterou si bohužel v tuto chvíli nejsem schopen přečíst, neboť si užívám zasloužené dovolené, a to až do (datum).
Odpovím vám hned po návratu do kanceláře. Pokud však vaše záležitost nepočká, napište mé kolegyni (jméno) na (e-mail).
Díky za pochopení a přeji vám hezký den
(vaše jméno)
3) odpověď pro blázny, kteří i na dovolené kontrolují firemní maily
Dobrý den,
Od (datum) do (datum) jsem mimo kancelář. Svou e-mailovou schránku nicméně i tak občas procházím. Pokud tedy usoudíte, že vaše záležitost nesnese odkladu a nezvládne ji vyřešit nikdo jiný než já, pošlete prosím váš e-mail znovu a do předmětu dopište „URGENT“.
V opačném případě se můžete obrátit na kolegu (jméno, e-mail), nebo počkat na můj návrat.
Děkuji a zdravím
(vaše jméno)
4) neformální odpověď
Milí přátelé,
Děkuji za váš e-mail. Bohužel v tuto chvíli hostuji až do (datum) u kočovného cirkusu a na internet se nedostanu. Jestli váš dotaz nepočká na můj návrat, zkuste napsat (jméno, e-mail), nebo kontaktujte přímo principála na (e-mail nadřízeného).
S veselým pozdravem
(vaše jméno)
5) velmi neformální odpověď
Baf!
S škodolibou radostí vám oznamuji, že na rozdíl od vás jsem od (datum) do (datum) na dovolené. Můj telefon je sice chytrý, takže má přístup na internet, ale já nejsem tak hloupá, abych tam lezla. Vaše maily si tedy přečtu v případě, že nevyhraju jackpot ve sportce, a budu nucena se vrátit do práce.
Nebojte se, na vaši dovolenou také jednou dojde
(vaše jméno)
6) neformální rychlovka
Dobrý den,
děkuji, že píšete. Nic by mi neudělalo větší radost, než se s vámi okamžitě spojit. Bohužel se Vám ale nemohu věnovat, jelikož jsem na dovolené do (datum).
Pokud Váš požadavek nepočká do (datum prvního dne v práci), kontaktujte (mého kolegu/mou kolegyni) na nejaky@mail.cz, který/á se Vám bude věnovat stejně pečlivě, jako já (slíbil/a mi to). Pak si to prověřím!
S přáním pohodových dnů,
(vaše jméno)
7) méně formální, s vtipem na firemní blog
Krásný den,
už jste četli náš příspěvek na blogu <XY>? Pokud ne, hned to napravte :) (odkaz).
Ve dnech (datum od – datum do) totiž ověřuji u moře naše články o <dobíjení telefonů na pláži a šetření energie v kavárnách na pláži> (doplňte na téma firemního blogu, které by se dalo byť vzdáleně spojit s odpočinkem). Tak pečlivě k našim článkům běžně přistupujeme. Pokud Vaše věc nepočká do mého návratu, kontaktujte (mého kolegu/mou kolegyni) na nejaky@mail.cz
Mějte se také skvěle!
(vaše jméno)
